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Posteingang

Seit 2011 dürfen Unternehmen Rechnungen per E-Mail versenden, die den herkömmlichen Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt sind. Der Vorteil dieser elektronischen Übermittlung der Rechnungen liegen dabei in Kostenersparnissen in Höhe von mehr als zehn Euro pro empfangener Rechnung und gut sechs Euro pro gestellter Rechnung.

Bei der Kostenbetrachtung spielen Porto und Papier nur eine kleine Rolle, viel wichtiger sind die Kosten, die durch die Verwaltung, Prüfung, Weiterleitung und Aufbewahrung der Papierdokumente entstehen. Darum rechnet sich der elektronische Rechnungsaustausch auch schon bei geringem Rechnungsvolumen im Jahr.

Mit dem elektronischen Rechnungseingang in einem Dokumentenmanagement-System erzielen Sie folgende Vorteile:

  • Per E-Mail empfangene Rechnungen lassen sich ohne Medienbruch mit anderen Unternehmensdaten (z. B. Bestell- oder Auftragsdaten aus dem ERP-System) abgleichen.
  • Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen digitale Workflows und sparen so Zeit und Kosten.
  • Jeder Schritt bei der Bearbeitung der Rechnungen wird transparent dokumentiert und alle Beteiligte können sich über den aktuellen Stand informieren.
  • Ohne die Aufbewahrung von Papierrechnungen sparen sich Unternehmen Papier, Ordner und Lagerraum – und leisten einen kleinen Beitrag zur Ressourcenschonung.
  • Mittels eines Dokumentenmanagement-Systems wird die gesetzeskonforme Archivierung schnell und einfach realisiert.
  • Bei Rechnungen, die zügig den Freigabeprozess durchlaufen, können Unternehmen oft Preisnachlässe wie Skonto realisieren.

Übrigens: Sollten Sie nach Einführung eines DMS-basierenden Rechnungseingangs eine Rechnung auf Papier erhalten, so können Sie diese einscannen, in Ihrem DMS archivieren und das Original anschließend vernichten.

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