Dokumentenmanagement mit DocuWareWir sind als autorisierter Partner von DocuWare
in den DiamondClub 2010 aufgenommen Warum haben wir uns für DocuWare entschieden? Die Lösungen von DocuWare legen Schriftstücke, Belege, Dateien und E-Mails geordnet in einen für alle Mitarbeiter gemeinsamen Dokumenten-Pool ab. So wird das wertvolle Wissen jederzeit an jedem Ort schnell und einfach verfügbar. Dabei ist Docuware sehr einfach bedienbar, denn nur dann hat die Einführung auch Erfolg.
Der Nutzen für Ihr Unternehmen - Nur ein Dokumenten-Pool für alle Dokumente
- Informationen an jedem Ort verfügbar
- Einfache Suche, schnelles Finden
- Integriert jeden Workflow
- Optimale Sicherheit
So funktioniert das Dokumenten-Management-System Das Grundprinzip von DocuWare orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung: Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie sortiert werden. Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen.
DocuWare verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen, die mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation genutzt werden können. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt. Erfahren Sie mehr zum Dokumenten-Management.
Vom Stück Papier zur elektronischen Ablage Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und andere Papierunterlagen werden über Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert. Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden. Nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit. Optional können beim Scannen über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zusätzlich unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungs- und Auswertungsprogramme über universelle Schnittstellen. Erfahren Sie mehr zur elektronischen Ablage.
Office-, CAD- und andere Dateien archivieren Für die Erfassung von Dateien stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Ziehen mit der Maus oder über das Import-Menü gelangen sie in die DocuWare-Briefkörbe. DocuWare kann beliebige Ordner im Dateisystem überwachen und importiert von dort neu gespeicherte Dateien in Briefkörbe oder direkt in Archive. Alle Datei-Informationen können zur Kategorisierung und Indexierung verwendet werden. Die Dateien werden so automatisch oder um manuelle Eingaben ergänzt abgelegt. Für Microsoft Office-Programme bietet DocuWare ein eigenes Add-In, mit dem das gerade bearbeitete Dokument direkt aus Word, Excel oder PowerPoint an DocuWare-Briefkörbe oder Archive übergeben wird. Alle Dateien werden unverändert im Originalformat übernommen. Für jeden Dateityp kann in DocuWare eingestellt werden, welches Programm zur Anzeige und welches zur Bearbeitung der Dateien verwendet werden soll.
Massenbelege in der kaufmännischen Archivierung Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbst erstellte Belege wie Rechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder den Druckdatenstrom des Windows-Betriebssystems oder es importiert Drucker-Spooldateien anderer Herkunft. Die Druckdaten werden in Einzeldokumente zerlegt, Kategorisierung und Indexierung ausgelesen und im Archiv abgelegt. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen.
Reorganisationsdaten oder Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben für einen künftigen Datenzugriff archiviert werden müssen, übernimmt DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen wieder benötigt, exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrer Ursprungsform. Für die nahtlose Einbindung der SAP-R/3-Produktfamilie und den Zugriff auf R/3-Belege auch unabhängig von SAP-Systemen bietet DocuWare eigene Module. Ebenso stellt es zertifizierte Schnittstellen zu Navision, SageKHK und vielen weiteren ERP-Systemen bereit.
Erfahren Sie mehr zum Dokumentenmanagement im Rechnungswesen.
Archivierung von E-Mail Die wachsende Flut von E-Mails muss archiviert werden. Dies geschieht wahlweise in einem separaten E-Mail-Repository oder gemeinsam mit anderen thematisch zusammengehörigen Dokumenten und nach den gleichen Kriterien geordnet. DocuWare importiert hierzu die Mails aus Outlook/Exchange bzw. aus Notes/Domino. Absender, Empfänger, Datum, Betreff und weitere Mail-Informationen werden zur automatischen Kategorisierung und Indexierung verwendet.
Personen- und Unternehmensnamen werden aus Adressbüchern oder anderen Datenbeständen ergänzt. Die Archivierung kann sowohl vollautomatisch als auch mit Bestätigung oder Korrektur durch den Benutzer erfolgen.
Erfahren Sie mehr zur E-Mail Archivierung.
Archivieren, E-Mail Ablage, und Workflow mit Docuware ... |
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