E-Mail Archivierung:

ein Muss für jeden Unternehmer

Es gibt eine Fülle rechtlicher Vorschriften und Richtlinien, die den Umgang mit geschäftlichen E-Mails regeln wie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), Basel II etc.
Geschäftliche E-Mails sind gem. HGB Handelsbriefe.
Die im HGB genannten Aufbewahrungspflichten beziehen sich auch auf E-Mails.
Verantwortlich für die ordnungsgemäße Archivierung des elektronischen Schriftverkehrs ist die Geschäftsführung und nicht irgendein Mitarbeiter, der die E-Mails schreibt oder erhält.
Ein einfaches Backup, wie Sie es sicher mit Ihren Daten machen, reicht für die Aufbewahrung elektronischer Geschäftspost nicht!
Jede geschäftliche E-Mail ist ein Dokument. Selbst kleine Unternehmen müssen damit rechnen, dass das Finanzamt überprüft, ob die Mails auch revisionssicher archiviert sind.

Neben den gesetzlichen Vorschriften gibt es vor allem Vorteile der E-Mail-Archivierung, die Ihrem geschäftlichen Erfolg dienen:

Schutz vor dem Verlust geschäftlicher Unterlagen
Reduktion der Betriebskosten des E-Mail-Servers
Aber vor allem: Sie sparen Zeit und damit Kosten in der gesamten Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens, mit Außenstellen, Kunden, Lieferanten und Behörden!

Hier geht es zu den Informationen zur revisionssicheren Archivierung.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat eine ganze Reihe von Vorschlägen, wie Sie Ihren E-Mail-Verkehr sicher machen.