Die elektronische Ablage

integriertes Dokumenten-Management

Bei der elektronischen Ablage gelangen Dokumente beliebigen Formats – Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien, Adressen, E-Mails - aus unterschiedlichsten Quellen in einen zentralen Dokumenten-Pool. Der Clou im Gegensatz zur Papierablage in meterlangen Aktenschränken: Jeder Berechtigte kann jederzeit von jedem Ort auf das digitale Archiv zugreifen. Langes Suchen entfällt, Ihre Mitarbeiter gewinnen wieder Zeit für Wesentliches.

Der Nutzen der elektronischen Ablage wächst mit jedem Mitarbeiter. Ziel ist es, dass alle Abteilungen ihre Dokumente im gemeinsamen Dokumenten-Pool ablegen, so dass eine digitale Ablage für alle entsteht. Aber nicht nur große Unternehmen gewinnen - gerade kleine und mittelständische Unternehmen, die gar kein Personal für Verwaltungsaufgaben haben oder bei denen das Know-how der Mitarbeiter viel zu kostbar ist, um sie mit Ablage-Aufgaben zu beschäftigen, amortisiert sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) nach kurzer Zeit. Die Mitarbeiten danken es Ihnen, wenn sie sich voll und ganz für den Erfolg des Unternehmens einsetzen können. Und sie werden Ihre Investition sehr schnell zu schätzen wissen, da sie nicht mehr lange suchen müssen, sondern per Mausklick das bekommen, was sie aktuell brauchen.

Das von uns eingesetzte Dokumentenmanagement-System von DocuWare hat leistungsfähige Werkzeuge, die die automatische Übernahme von Daten und Dokumenten erleichtern. Es gibt universelle Integrationsmethoden und Programmierschnittstellen für die individuelle Integration unterschiedlicher IT-Anwendungen, die in Ihrem Unternehmen möglicherweise installiert sind.

Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Applikationen sind vorhanden, beispielsweise zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, zu Groupware und E-Mail-Systemen wie Microsoft Exchange oder Lotus Notes/Domino, oder zu Workflow-Programmen wie Ultimus oder Jobrouter